El DeCA ya es obligatorio: qué es, quién debe llevarlo y cómo empezar hoy mismo

Desde hoy, 5 de octubre de 2026, el DeCA es obligatorio. El Documento electrónico de Control Administrativo sustituye al documento de control en papel que acompañaba a los portes desde 2013: cada envío de transporte público nacional de mercancías por carretera tiene que ir amparado por un documento electrónico con código QR, que la inspección abre en la cuneta con su móvil.

Si tu empresa vende materiales y contrata transportistas para entregarlos, esto te afecta ya. Y si todavía no lo tienes resuelto, la buena noticia es que se puede empezar hoy mismo: más abajo te contamos cómo arrancar en un día. En Jobers lo vimos venir y desarrollamos JobDeca, que ya emite DeCA a diario. Pero primero, lo importante: qué dice la norma y si te afecta.

Qué es el DeCA en una frase

Es el documento que identifica cada envío de transporte público de mercancías: quién contrata el transporte (el cargador contractual), quién lo realiza (el transportista), qué se transporta, cuánto pesa, de dónde sale, a dónde va y en qué vehículo (matrícula y remolque). Hasta ahora podía ser un papel en la cabina; desde el 5 de octubre de 2026 tiene que ser electrónico, de generación nativa digital y con QR.

El marco legal, sin rodeos

Tres normas componen el puzle:

1. Orden FOM/2861/2012 — creó el documento de control y fijó su contenido mínimo: cargador contractual y transportista (razón social, NIF, domicilio), lugar y fecha de carga, lugar de entrega, naturaleza de la mercancía, peso y matrícula (y la autorización especial de circulación, solo si el transporte la necesita). También definió la unidad: un documento por envío (la mercancía que va de un cargador a un destino).

2. Ley 9/2025 — convierte el documento en electrónico y obligatorio desde el 05-10-2026 para el transporte interior. Mantiene la obligación de conservarlo al menos un año, tanto para el cargador contractual como para el transportista efectivo. El transporte internacional queda fuera (ahí aplica el eCMR).

3. Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera — fija los requisitos técnicos: un PDF de generación nativa digital (máximo 5 MB; nada de escanear papel), con un QR que lleve a una dirección única y segura, descargable sin usuario ni contraseña para que el agente lo abra en carretera.

¿Estás obligado? La pregunta clave

La obligación gira en torno a un concepto: el transporte público, es decir, cuando se contrata a un transportista para mover la mercancía. Ahí, el cargador contractual —normalmente el distribuidor que vende el material y contrata el porte— debe disponer del DeCA y conservarlo, igual que el transportista que lo realiza.

El reparto con medios propios se queda fuera, pero solo si se cumplen las tres condiciones a la vez: mercancía vuestra, en un vehículo de la empresa y con un conductor de vuestra plantilla. Más abajo lo vemos con detalle, porque es la duda número uno.

Ojo con el matiz que más confusión genera: la obligación es por envío, no por empresa. El mismo distribuidor que reparte con su camión y su conductor por la mañana necesita DeCA por la tarde para el palé que sale con una agencia. Cada albarán decide.

También quedan fuera los supuestos especiales de la Orden: paquetería, mudanzas y otros similares.

Qué pasa si no cumples

El documento de control es documentación obligatoria del transporte: circular sin él (o con uno que no cumpla los requisitos técnicos) expone a cargador y transportista al régimen sancionador de la LOTT, y la inspección puede inmovilizar el vehículo hasta que se acredite el envío. Desde hoy, «se me ha olvidado el papel» deja de existir: o el QR responde, o no hay documento.

Las preguntas que más nos están haciendo

Si repartimos con nuestros propios camiones, ¿necesitamos DeCA?

Si el reparto lo hacéis con medios propios —mercancía vuestra, en un vehículo de la empresa y con un conductor de vuestra plantilla—, es transporte privado complementario y no está obligado a llevar DeCA, aunque se puede emitir igualmente. Basta con que falle una de las tres cosas, por ejemplo un camión propio con un conductor externo, para que sea transporte público y el DeCA sea obligatorio.

Un camión lleva varios albaranes: ¿un DeCA o varios?

Uno por albarán. La norma pide un documento por envío (un cargador, un destino): si un camión sale con tres albaranes de tres clientes, son tres envíos y tres DeCA, y el conductor lleva los tres QR —impresos o en el móvil—. No existe el «DeCA del camión»: un único documento no puede declarar tres destinos y tres pesos. Lo que sí se puede hacer es darle al conductor una hoja de carga con los tres QR en un solo papel, para que no tenga que buscarlos uno a uno.

El transporte lo contrata mi cliente: ¿tengo que hacer yo el DeCA?

En principio no: el cargador contractual es quien contrata el porte, y si lo contrata tu cliente (viene a recoger con su transportista), el DeCA le corresponde a él. Pero muchos clientes pequeños no están preparados y lo piden en el muelle. Para eso existe el DeCA de cortesía: tu empresa expide el documento como servicio, y en él tu cliente figura como cargador contractual. El documento lo dice, para que no haya confusión sobre quién responde de qué.

Si un dato sale mal, ¿se puede corregir?

Un DeCA emitido no se edita: se sustituye. Se corrige el dato —la matrícula, el peso, el destino—, se emite la versión 2 con su propio QR, y la versión anterior queda marcada como sustituida: si alguien escanea el QR viejo, ve que ya no es válido y un enlace al vigente. Si el transporte no llega a hacerse, el DeCA se anula. Y si el camión cambia una vez iniciado el viaje, el transportista anota el cambio de vehículo (art. 6.g de la Orden), que queda impreso en el propio documento. Tachar el papel a bolígrafo no vale.

Vamos a recoger material a un proveedor con un transportista que contratamos nosotros. ¿Quién hace el DeCA?

Vosotros. Aunque la mercancía salga del almacén del proveedor, quien contrata el porte sois vosotros, así que sois el cargador contractual: el lugar de carga es el proveedor y el de entrega, vuestro almacén (o la obra). Como ese movimiento no lo genera vuestro programa de gestión, el DeCA se da de alta a mano: un par de minutos. Y si el peso de la báscula o el camión cambian, el propio transportista puede corregirlo desde su móvil.

¿El conductor tiene que llevar el papel?

No necesariamente: la norma admite el DeCA en papel o en la pantalla del móvil. Lo importante es que el QR se pueda escanear. Lo práctico es la hoja de carga impresa con todos los QR del camión, y además el PDF de cada DeCA en el móvil del transportista.

En el muelle: la matrícula se escribe una vez y salen todos los DeCA del camión, con su hoja de carga (datos de ejemplo).

Si aún no lo tienes: cómo arrancar en un día

No hace falta esperar a tener integrado el programa de gestión para cumplir desde hoy. El camino que estamos siguiendo con las empresas que llegan a última hora:

• Alta en el día. Te damos tu acceso; funciona en el ordenador, la tablet y el móvil, sin instalar nada.
• Emite a mano desde el primer día. Con el alta manual se hace un DeCA por albarán en un par de minutos: la empresa que expide y el cargador vienen puestos, y una lupa recuerda transportistas, destinos y mercancías ya usados. Es exactamente el mismo documento que el automático.
• Clasifica tus portes. ¿Cuáles salen con transportista contratado (obligados) y cuáles con medios propios —las tres condiciones— (no obligados)?
• Ten a mano los datos del camión. La matrícula de la tractora y el remolque se necesitan al emitir; si el albarán sale sin ella, se le pone en el muelle.
• Dale al conductor la hoja de carga y envía los DeCA al transportista por correo.
• Integra tu programa de gestión con calma. Por API, por fichero o por correo. Cuando llegue automático un albarán que ya se hizo a mano, lo sustituye: nunca quedan dos.

JobDeca: cómo lo resolvemos

JobDeca resuelve el DeCA de punta a punta para distribuidores y fabricantes, y se integra de forma natural con el ERP de Jobers y con cualquier otro programa de gestión. Desde julio ha crecido mucho con lo que nos han ido pidiendo en los muelles:

• Cuatro formas de que llegue el albarán: la API (tu programa la llama al grabar el albarán), un fichero por SFTP, un buzón de correo al que se reenvía el albarán en PDF, o el alta manual. Un fallo en un albarán no detiene a los demás, y si algo no sale, llega un aviso con el motivo.
• Pensado para el muelle: el albarán que llega sin matrícula espera en Pendientes de matrícula; se marcan los del camión, se escribe la matrícula una vez y salen todos.
• Hoja de carga: un PDF con todos los QR del camión y un resumen de cada envío. Si los DeCA se dieron de alta a mano, la pantalla Hojas de carga los agrupa sola por camión.
• Envío al transportista: todos los DeCA del camión, con la hoja, en un solo correo; su dirección queda guardada para la próxima vez.
• Portal del transportista: cada transportista ve sus DeCA en el móvil, entra con la huella o la cara, y si lo permites corrige el peso, la matrícula o anota el cambio de camión en ruta.
• Correcciones sin riesgo: sustituir o anular, nunca editar; el QR viejo avisa y enlaza al vigente.
• Historial de cada DeCA: cuándo se ha consultado —por ejemplo, en una inspección— y a quién se ha enviado.
• PDF nativo con QR, conservación de al menos un año con copia de seguridad diaria en servidores de la Unión Europea y firma electrónica opcional (PAdES/eIDAS) con el certificado de sello de cada empresa.
• Varias empresas en una cuenta, manuales en castellano, inglés y francés y ayuda por la bombilla del menú, en el idioma de quien escribe.

El transportista, en su móvil: entra con un código, ve sus DeCA y corrige en ruta (datos de ejemplo).

Puedes ver cómo funciona en la página de JobDeca, con las pantallas reales, el vídeo y los manuales, o escríbenos y te damos de alta hoy mismo para que tu próximo camión salga con su DeCA.