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Gestión documental para empresas

JobersDoc — todos los documentos de tu empresa, a mano y enlazados con el ERP

Facturas, albaranes, pedidos, contratos, certificados, planos y correos de Outlook en un solo archivo, ordenados por empresa, departamento, tipo y carpeta de cada cliente o proveedor. Se archivan desde el ERP, con el asistente, desde el móvil o con el escáner de la oficina; se encuentran en segundos y se ven sin descargarlos. Cada persona ve solo lo que le corresponde y cada consulta queda registrada.

Archivado desde el ERPMóvil y escánerVista sin descargarExpedientesPermisosAuditoría

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JobersDoc

18.432 documentos archivados

📄

Factura F-2026/0847.pdf

Factura compra — 09/10

📄

RE: Confirmación de pedido P-0842.msg

Correo — 09/10

📄

Planos obra C/ Mayor 14.zip

Planos — 08/10

Pantallas reales · datos de ejemplo

Así trabaja JobersDoc

Documentos: la rejilla y la vista previa al lado

La ficha: tipo, departamento, carpeta y expediente

Un correo de Outlook, leído sin descargarlo

Lo que lleva dentro un zip, fichero a fichero

Varios a la vez: ZIP, un solo PDF, correo o expediente

El asistente de archivado y la subida desde el móvil

Auditoría: quién ha hecho qué y cuándo

Una carpeta por cliente, proveedor y banco, enlazada al ERP

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Archivado desde cualquier sitio

Desde el ERP al grabar el documento, con el asistente, arrastrando el fichero, con una foto del móvil o con el escáner de la oficina.

🔍

Búsqueda al instante

Búsqueda rápida, filtros por columna y búsqueda por contenido o palabras clave, también con decenas de miles de documentos.

👁️

Vista sin descargar

PDF, imágenes, correos de Outlook con sus adjuntos y el contenido de los zip, en el mismo panel de vista previa.

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Carpetas y expedientes

Cada cliente, proveedor o banco tiene su carpeta; los documentos de una obra o de un pedido se agrupan en un expediente.

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Sub-documentos

Los adjuntos cuelgan del documento principal: la factura con su albarán y su hoja de recepción, juntos.

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Acciones masivas

Selecciona varios documentos y descárgalos en un ZIP, únelos en un solo PDF o envíalos por correo como adjuntos.

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Control de acceso

Cada usuario ve los tipos de documento de su nivel y los departamentos que tiene asignados; incorporar documentos es un permiso aparte.

🏢

Multi-empresa

Varias empresas en una sola instalación, cada una con sus departamentos, tipos de documento y carpetas.

📋

Auditoría

Altas, consultas, cambios, envíos y bajas registrados con usuario, fecha y documento, con sus estadísticas.

Definición

Qué es la gestión documental empresarial y por qué deja obsoleto al archivador físico

La gestión documental (DMS, Document Management System) es el sistema con el que una empresa archiva, organiza, localiza y controla el acceso a su documentación electrónica: facturas, albaranes, contratos, certificados, planos, correspondencia. Sustituye carpetas físicas y árboles de carpetas en Drive por una clasificación estructurada con metadatos y vinculación al resto del software de la empresa.

JobersDoc está integrado de origen con el ERP Jobers y con JobFinan: archivan solos lo que generan y abren el original desde la factura, el pedido o el asiento, sin cambiar de programa. Multi-empresa y multi-departamento, con asistente de archivado, subida desde el móvil, escaneo directo, búsqueda avanzada y registro de cada acceso.

Casos de uso

Documentos que JobersDoc archiva y localiza

📄

Facturas y albaranes

Las que el ERP archiva solo y las que llegan en papel o por correo. Cualquier factura, localizable en segundos y abierta desde su registro del ERP.

📋

Contratos y documentación legal

Contratos laborales y mercantiles, poderes y acuerdos, visibles solo para quien tenga el nivel y el departamento adecuados.

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Documentación de obra y proyecto

Planos, memorias, certificados, partes de trabajo y entregables, agrupados en el expediente de la obra y en la carpeta del cliente.

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Certificados y fichas técnicas

Certificados de calidad, marcado CE y fichas técnicas de producto, en la carpeta de cada proveedor y a un clic.

✉️

Correos importantes

Correos de Outlook archivados con sus adjuntos, que se leen sin descargarlos ni abrir Outlook.

🔍

Auditorías e inspecciones

Auditor o inspector accede a la documentación solicitada en minutos, no en días.

Preguntas frecuentes

Lo que más nos preguntan sobre JobersDoc

¿Qué diferencia a JobersDoc de un Drive corporativo o un SharePoint?

Drive y SharePoint son almacenes generalistas: ordenan archivos por carpetas y permiten compartir. JobersDoc añade lo que necesita una empresa que trabaja con un ERP: clasificación por empresa, departamento, tipo y carpeta de cada cliente o proveedor, vinculación con los registros del ERP, búsqueda por datos y por contenido, vista de correos y zip sin descargarlos, permisos por nivel y departamento, y registro de quién consulta cada documento. Los documentos se guardan en la base de datos de tu empresa, junto al ERP.

¿Permite escanear documentos directamente?

Sí, de tres maneras: con el escáner de red de la oficina (compatible eSCL, con un pequeño agente en el PC y alimentador de varias hojas), con la cámara del móvil leyendo un QR desde el asistente, o arrastrando el fichero escaneado. El documento entra con su tipo, departamento y carpeta en un solo paso.

¿Se vincula con el ERP?

Sí. El ERP Jobers y JobFinan archivan solos lo que generan —facturas, justificantes, documentos firmados— en la carpeta del cliente o proveedor, y abren el original desde la factura, el pedido o el asiento. Cada carpeta lleva el código del cliente o proveedor en el ERP, así que no se duplica nada ni hay carpetas paralelas.

¿Se pueden ver los documentos sin descargarlos?

Sí. PDF e imágenes se ven en el panel de vista previa; los correos de Outlook (.msg) se leen con remitente, destinatarios, texto y adjuntos; y de un zip se ve la lista de ficheros y se abre cualquiera de ellos. Word y Excel se descargan o, con el agente instalado, se abren directamente en el programa del PC.

¿Cómo se controla el acceso?

Con tres llaves: el nivel del usuario (bajo, medio, alto o total) decide qué tipos de documento ve; los departamentos asignados, qué parte del archivo; y un permiso aparte, si puede incorporar documentos. Cada alta, consulta, cambio, envío o baja queda en la auditoría con usuario, fecha y documento.

¿Sirve para conservar las facturas el plazo legal?

Sí. Los documentos se guardan en la base de datos de la empresa con su fecha, su tipo y su registro de accesos, y se localizan en cualquier momento ante una inspección. No caducan: se conservan mientras la empresa lo decida.

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