Factures i albarans en pilot automàtic: el nou pipeline unificat de JobIADoc

Si el teu administratiu es passa el matí obrint correus, descarregant PDF, teclejant línies d’albarà, comprovant CIF i bolcant dades a l’ERP, estàs pagant sous per fer una feina que ja no hauria d’existir. La nova versió de JobIADoc tanca el cercle: un únic pipeline automatitzat que processa factures i albarans de proveïdor des de qualsevol origen, valida la informació contra fonts oficials i els lliura a l’ERP a punt per conciliar.

El problema que resolem

En una empresa mitjana del sector — magatzem de materials, distribuïdor de ferreteria, fàbrica de ceràmica — entren cada dia desenes o centenars de documents de proveïdor:

Factures que arriben al correu de l’administratiu (compras@, facturas@).
Albarans en paper que el repartidor et deixa al taulell.
PDF solts que el comercial reenvia després d’una visita.
Documents escanejats pel comptable cada dilluns al matí.
Pujades manuals a l’ERP quan algú es cansa d’esperar.

El problema no és només el temps de teclejar. És el caos: cada origen seguia un procés diferent, cada un amb els seus errors i els seus forats. Si una factura entrava dues vegades (paper + correu), hi havia un duplicat. Si un CIF venia mal escrit, el problema apareixia tres setmanes després en el tancament comptable.

El que estrena JobIADoc: pipeline unificat

Hem redissenyat el motor perquè tant faci d’on arribi el document. El procés és sempre el mateix:

1. Entrada — qualsevol format, qualsevol origen

Bústia de correu monitorada en segon pla. Quan arriba una factura PDF a compras@tuempresa.com, JobIADoc l’agafa automàticament.
Escàner integrat via eSCL/WIA. Poses l’albarà al vidre, prems un botó i ja és dins.
Pujada manual des del web — arrossega i deixa anar qualsevol PDF o foto.
Pendents per reintentar — si la IA estava saturada quan va arribar el document, JobIADoc el deixa marcat a la bústia amb un flag IMAP (JobIADocAIRetry) i el reprocessa després tot sol. Tu no fas res.

2. Processament amb IA Vision

El motor combina dos models de visió per IA (Groq Vision + Claude Vision) per garantir precisió fins i tot en factures amb segells, taques, baixa qualitat o formats exòtics. N’extreu:

Capçalera: proveïdor, CIF, número, data, venciment.
Línies de detall: codi, descripció, quantitat, preu unitari, descompte, IVA per línia.
Totals: bases imposables, IVA, retencions, totals.
Dades específiques del sector: lots, calibres, tons en ceràmica; números d’albarà d’origen per conciliar amb comandes.

3. Validació automàtica

Aquí hi ha la diferència amb un OCR qualsevol:

CIF contra l’AEAT (servei VNifV2) amb certificat digital. Si el CIF no existeix o no coincideix amb la raó social, JobIADoc t’avisa abans d’arribar a l’ERP — no després.
Fallback contra VIES per a operacions intracomunitàries.
Mapatge après per proveïdor. Cada vegada que processes un document d’un proveïdor, JobIADoc en memoritza el format. La 5a factura d’aquest proveïdor es processa molt més ràpid i amb més precisió que la primera. Sense programar res.

4. Bolcat a l’ERP

El document surt per l’altra banda convertit en un registre estructurat a punt per conciliar: factura o albarà amb les seves línies, IVA, retencions i totals. Si el teu ERP és el de Jobers, hi va directe. Si és un altre, es connecta via API o exportació.

5. Traçabilitat completa

Cada document té la seva línia de temps: quan va entrar, quina IA el va processar, quines validacions va passar, on va acabar, qui el va revisar si hi va haver dubtes. Auditable al 100 %, exportable, sense secrets.

Per què canvia el dia a dia

Posem números reals basats en les empreses que ja l’usen:

Abans	Ara
5-7 minuts per factura teclejada a mà	15-30 segons sense tocar res
200-300 factures/mes × 6 min = 20-30 hores/mes de l’administratiu	1-2 hores/mes revisant excepcions
Errors de tecleig (CIF malament, base imposable canviada) descoberts al tancament	Errors detectats a l’instant i bloquejats
Documents duplicats entre correu i paper	Deduplicació automàtica per hash d’imatge
«Qui va ficar això i quan?» sense resposta clara	Línia de temps auditable per document

L’administratiu deixa de teclejar. Passa a revisar excepcions — els pocs casos en què la IA té un dubte raonable, normalment en factures de proveïdors nous o documents en mal estat.

Albarans: el cas més interessant

Els albarans de proveïdor solen ser el document més castigat del procés de compres. Arriben en paper, amb moltes línies, i després cal casar-los amb la comanda i la factura per validar preus. Tradicionalment:

El repartidor et deixa l’albarà → carpeta de paper.
Tres dies després, arriba la factura per correu → la fiques a mà a l’ERP.
Algú ha de quadrar manualment que les línies i els preus coincideixen.
Discrepàncies → trucada al proveïdor → correcció 2 setmanes després.

Amb el pipeline unificat:

Escaneges l’albarà el mateix dia que arriba — JobIADoc el processa i el deixa ancorat a la comanda corresponent.
Quan entra la factura per correu, JobIADoc la creua automàticament amb l’albarà ja capturat.
Si les línies i els preus coincideixen, queda a punt per pagar. Si no, s’obre una incidència amb la diferència exacta marcada.

Resultat: el cicle albarà → factura → conciliació baixa de 3-4 setmanes a 2-3 dies.

Garanties que posa JobIADoc

Límits de consum d’IA per empresa (mensual i diari, configurables) perquè el cost sigui previsible.
Alertes automàtiques per correu si alguna cosa s’encalla o si el consum es dispara.
Sincronització on-premise → central cada 5 minuts: si el tens desplegat al teu servidor, la informació clau es replica al tauler central de Jobers per a suport i consolidació multiempresa.
Tauler Super-Admin per a grups d’empreses: una sola vista de tots els teus centres, amb consum, errors i volum.
Informes diaris per correu a primera hora amb què va passar ahir.
Llista blanca de remitents al monitor de correu — només processa proveïdors legítims, no spam.

Com començar

Si ja ets client de l’ERP Jobers, afegir JobIADoc és activar un mòdul i configurar la bústia de correu. La posada en marxa la coordinem amb el teu equip d’administració perquè el pipeline comenci a processar els teus proveïdors reals sense sobresalts.

Si tens un altre ERP, en parlem: ens hem integrat amb SAP Business One, Sage 200, Microsoft Dynamics i diversos verticals del sector. La peça d’IA és la mateixa; el que adaptem és el connector de sortida.

Mira-ho en directe

Si vols veure el pipeline processant les teves pròpies factures i albarans:

A la fira: a Hábitat València (28 set – 1 oct) i Eurobrico (6-8 oct) portem un escàner connectat a l’estand. Porta 4-5 factures de proveïdor en paper i veuràs el resultat al moment.
En línia: demana’ns una demo de 45 minuts amb el teu equip. Si ens fas arribar abans 10 factures reals teves, muntem la demo amb les teves pròpies dades.

JobIADoc no és un OCR més. És la manera de treure al teu equip administratiu la feina que no aporta valor — perquè es concentrin en el que sí que n’aporta: quadrar discrepàncies, negociar amb proveïdors, controlar costos. La resta, que ho faci la màquina.