Factures et bons de livraison en pilotage automatique : le nouveau pipeline unifié de JobIADoc

Si votre employé administratif passe sa matinée à ouvrir des e-mails, télécharger des PDF, saisir des lignes de bons de livraison, vérifier des numéros de TVA et déverser les données dans l’ERP, vous payez des salaires pour un travail qui ne devrait plus exister. La nouvelle version de JobIADoc boucle la boucle : un pipeline automatisé unique qui traite factures et bons de livraison fournisseur depuis n’importe quelle source, valide les informations auprès de sources officielles et les livre à l’ERP prêts à être rapprochés.

Le problème que nous résolvons

Dans une entreprise moyenne du secteur — négoce de matériaux, distributeur en quincaillerie, fabrique de céramique — il entre chaque jour des dizaines ou des centaines de documents fournisseur :

Des factures qui arrivent dans la boîte mail de l’administratif (compras@, facturas@).
Des bons de livraison papier que le livreur vous laisse au comptoir.
Des PDF isolés que le commercial transfère après une visite.
Des documents scannés par le comptable chaque lundi matin.
Des dépôts manuels dans l’ERP quand quelqu’un se lasse d’attendre.

Le problème n’est pas seulement le temps de saisie. C’est le chaos : chaque source suivait un processus différent, chacun avec ses erreurs et ses trous. Si une facture entrait deux fois (papier + e-mail), il y avait un doublon. Si un numéro de TVA était mal écrit, le problème apparaissait trois semaines plus tard, à la clôture comptable.

Ce qu’inaugure JobIADoc : un pipeline unifié

Nous avons repensé le moteur pour que la provenance du document n’ait plus d’importance. Le processus est toujours le même :

1. Entrée — tout format, toute origine

Boîte mail surveillée en arrière-plan. Quand une facture PDF arrive sur compras@votreentreprise.com, JobIADoc la récupère automatiquement.
Scanner intégré via eSCL/WIA. Vous posez le bon de livraison sur la vitre, vous appuyez sur un bouton et c’est dedans.
Dépôt manuel depuis le web — glissez-déposez n’importe quel PDF ou photo.
En attente pour nouvelle tentative — si l’IA était saturée à l’arrivée du document, JobIADoc le marque dans la boîte mail avec un drapeau IMAP (JobIADocAIRetry) et le retraite plus tard tout seul. Vous n’avez rien à faire.

2. Traitement par IA Vision

Le moteur combine deux modèles de vision par IA (Groq Vision + Claude Vision) pour garantir la précision même sur des factures avec tampons, taches, basse qualité ou formats exotiques. Il extrait :

En-tête : fournisseur, numéro de TVA, numéro, date, échéance.
Lignes de détail : code, désignation, quantité, prix unitaire, remise, TVA par ligne.
Totaux : bases imposables, TVA, retenues, totaux.
Données propres au secteur : lots, calibres, tons en céramique ; numéros de bon de livraison d’origine pour rapprocher avec les commandes.

3. Validation automatique

C’est là toute la différence avec un OCR quelconque :

Numéro de TVA vérifié auprès de l’AEAT (l’administration fiscale espagnole, service VNifV2) avec certificat numérique. Si le numéro n’existe pas ou ne correspond pas à la raison sociale, JobIADoc vous prévient avant d’arriver à l’ERP — pas après.
Repli sur VIES pour les opérations intracommunautaires.
Correspondance apprise par fournisseur. Chaque fois que vous traitez un document d’un fournisseur, JobIADoc mémorise son format. La 5e facture de ce fournisseur est traitée beaucoup plus vite et avec plus de précision que la première. Sans rien programmer.

4. Déversement dans l’ERP

Le document ressort de l’autre côté converti en un enregistrement structuré prêt à être rapproché : facture ou bon de livraison avec ses lignes, ses TVA, ses retenues et ses totaux. Si votre ERP est celui de Jobers, c’est direct. Si c’est un autre, la connexion se fait par API ou par export.

5. Traçabilité complète

Chaque document a sa chronologie : quand il est entré, quelle IA l’a traité, quelles validations il a passées, où il a fini, qui l’a vérifié en cas de doute. Auditable à 100 %, exportable, sans secrets.

Pourquoi cela change le quotidien

Mettons des chiffres réels, basés sur les entreprises qui l’utilisent déjà :

Avant	Maintenant
5-7 minutes par facture saisie à la main	15-30 secondes sans toucher à rien
200-300 factures/mois × 6 min = 20-30 heures/mois de l’administratif	1-2 heures/mois à vérifier les exceptions
Erreurs de saisie (TVA erronée, base imposable modifiée) découvertes à la clôture	Erreurs détectées instantanément et bloquées
Documents en doublon entre e-mail et papier	Dédoublonnage automatique par empreinte d’image
« Qui a saisi ça et quand ? » sans réponse claire	Chronologie auditable par document

L’administratif cesse de saisir. Il passe à vérifier les exceptions — les rares cas où l’IA a un doute raisonnable, généralement sur des factures de nouveaux fournisseurs ou des documents en mauvais état.

Les bons de livraison : le cas le plus intéressant

Les bons de livraison fournisseur sont souvent le document le plus malmené du processus d’achat. Ils arrivent sur papier, avec beaucoup de lignes, et il faut ensuite les faire coïncider avec la commande et la facture pour valider les prix. Traditionnellement :

Le livreur vous laisse le bon de livraison → dossier papier.
Trois jours plus tard, la facture arrive par e-mail → vous la saisissez à la main dans l’ERP.
Quelqu’un doit vérifier manuellement que les lignes et les prix coïncident.
Écarts → appel au fournisseur → correction 2 semaines plus tard.

Avec le pipeline unifié :

Vous scannez le bon de livraison le jour même de son arrivée — JobIADoc le traite et le rattache à la commande correspondante.
Quand la facture arrive par e-mail, JobIADoc la croise automatiquement avec le bon de livraison déjà capturé.
Si les lignes et les prix coïncident, elle est prête à payer. Sinon, une anomalie est ouverte avec l’écart exact signalé.

Résultat : le cycle bon de livraison → facture → rapprochement passe de 3-4 semaines à 2-3 jours.

Les garanties qu’apporte JobIADoc

Limites de consommation IA par entreprise (mensuelles et quotidiennes, configurables) pour que le coût soit prévisible.
Alertes automatiques par e-mail si quelque chose se bloque ou si la consommation s’envole.
Synchronisation on-premise → central toutes les 5 minutes : si vous l’avez déployé sur votre serveur, les informations clés sont répliquées vers le panneau central de Jobers pour le support et la consolidation multi-entreprise.
Tableau de bord Super-Admin pour les groupes d’entreprises : une seule vue de tous vos sites, avec consommation, erreurs et volume.
Rapports quotidiens par e-mail à la première heure sur ce qui s’est passé la veille.
Liste blanche d’expéditeurs dans le moniteur d’e-mails — il ne traite que les fournisseurs légitimes, pas le spam.

Comment démarrer

Si vous êtes déjà client de l’ERP Jobers, ajouter JobIADoc revient à activer un module et à configurer la boîte mail. Nous coordonnons la mise en route avec votre équipe administrative pour que le pipeline commence à traiter vos fournisseurs réels sans mauvaise surprise.

Si vous avez un autre ERP, parlons-en : nous nous sommes intégrés à SAP Business One, Sage 200, Microsoft Dynamics et plusieurs solutions verticales du secteur. La brique d’IA est la même ; ce que nous adaptons, c’est le connecteur de sortie.

Voyez-le en direct

Si vous voulez voir le pipeline traiter vos propres factures et bons de livraison :

En salon : à Hábitat Valencia (28 sept. – 1er oct.) et à Eurobrico (6-8 oct.), nous apportons un scanner connecté sur le stand. Venez avec 4-5 factures fournisseur sur papier et vous verrez le résultat immédiatement.
En ligne : demandez-nous une démo de 45 minutes avec votre équipe. Si vous nous faites parvenir au préalable 10 factures réelles, nous montons la démo avec vos propres données.

JobIADoc n’est pas un OCR de plus. C’est le moyen de retirer à votre équipe administrative le travail qui n’apporte pas de valeur — pour qu’elle se concentre sur ce qui en apporte : régler les écarts, négocier avec les fournisseurs, contrôler les coûts. Le reste, laissez-le à la machine.