Neix JobIAPed: les comandes dels teus clients s’enregistren soles

Avui presentem JobIAPed, el nou producte de la família Jobers. Fa una sola cosa, i la fa sencera: agafa les comandes que els teus clients t’envien per correu i les deixa enregistrades al teu ERP, amb el client identificat, cada línia casada amb el teu article, el teu preu i la teva unitat, i l’estoc reservat. Una persona d’administració de vendes només mira les línies dubtoses. La resta entra sola.

És la peça que faltava al costat de JobIADoc, que fa el mateix amb les factures de proveïdor: aquell va treure del mig teclejar factures; aquest treu teclejar comandes.

El problema: teclejar el que ja està escrit

Cada comanda que entra per correu l’obre algú, la llegeix, busca el client, tradueix «12 caixes del gris de 15×15 per a l’obra de l’hotel» a la teva referència, la passa a metres quadrats, comprova el preu i la tecleja. És feina repetida, arriba a ràfegues —dilluns a primera hora, la vigília d’un pont— i és just on s’esmunyen els errors de quantitat o de referència que després costen una devolució, un port de més o una trucada incòmoda.

I la comanda ja estava escrita. El client la va redactar, la va enviar i de vegades fins i tot la va signar. Només faltava que algú la tornés a escriure en un altre lloc.

Què fa JobIAPed, en tres passos

1 · Arriba: el client escriu a l’adreça de sempre

Els teus clients no han de canviar res. JobIAPed vigila aquesta bústia i separa el que és comanda del que no ho és —consultes, reclamacions, publicitat, factures de proveïdor—, explicant per què. El que sí que és comanda queda identificat pel remitent: el correu de qui escriu s’associa al seu client de l’ERP la primera vegada, i des de llavors el client surt sol, al 99 %, sense mirar el document.

2 · Llegeix i proposa: vingui com vingui, en qualsevol idioma

PDF, Excel, Word, foto del mòbil, escaneig tort, nota a mà o el text del mateix missatge. JobIAPed identifica cada article contra el teu catàleg —per la descripció, per les referències pròpies del client o per EAN—, converteix caixes, palets o paquets a la teva unitat i valora amb la teva tarifa i els teus descomptes. Tres exemples de les nostres demostracions:

La revisió no és rellegir la comanda: és una llista on cada línia porta un color. Verd, reconeguda; ambre, a revisar; vermell, sense identificar. El verd no cal tocar-lo.

Amb la comanda al davant es veu l’original del client al costat del que ha entès JobIAPed: què va demanar, quin article ha reconegut, com ho ha deduït, i la quantitat i el preu que s’enregistraran. Si una línia no convenç, es canvia l’article buscant per descripció, codi, referència o EAN. Cada correcció s’aprèn i no es torna a preguntar.

3 · S’enregistra a l’ERP, amb el seu número i el seu estoc reservat

Abans d’enregistrar, la comanda es veu com la veurà l’ERP: capçalera amb condicions, tarifa, agent, transportista i descomptes de la fitxa del client; línies amb format, palets, caixes, quantitat, preu i import; situació d’estoc o a servir; totals al peu. Es pot canviar un preu o un descompte i veure l’abans i el després.

Amb un clic s’enregistra a l’ERP de Jobers, que és qui assigna el número de comanda: no hi ha fitxer intermedi ni segona gravació. L’estoc queda reservat —o la línia a servir, si no n’hi ha—, s’arxiva l’original i s’avisa el comercial i el client.

El que mesuren les nostres demostracions

Són xifres dels taulers de les nostres instal·lacions de demostració, muntades sobre el catàleg d’un distribuïdor ceràmic fictici: els clients, les comandes i els preus que veus a les pantalles són inventats. Amb el teu catàleg les unitats seran paquets, rotlles, palets o unitats; el funcionament és el mateix.

El que no fa mai

No inventa. Pregunta. És la regla que el sosté:

• Si una descripció admet dos candidats (el 40 o el 50, amb revestiment o sense), no tria: marca la línia per revisar i ensenya tots dos.
• Si l’article no existeix al teu catàleg, ho diu en vermell. No el substitueix pel «més semblant».
• Si el client envia un preu diferent del de la seva tarifa, a l’ERP hi va el teu preu i la diferència s’assenyala perquè algú la miri (sol ser un descompte pactat).
• Si les unitats no es poden convertir —paquets sense dada d’embalatge—, la línia queda a revisar en comptes de calcular malament.
• Els correus que semblen comanda i no ho són —una petició de pressupost amb quantitats, l’oferta d’un proveïdor— es descarten i s’explica per què.

I aprèn de cada correcció. De tres coses, en concret: del remitent (el correu de qui escriu queda associat al seu client de l’ERP); de cada correcció (si algú assigna «gris allargat 6,4×22,3» a la teva referència, es guarda com a equivalència d’aquest client i les línies germanes es resolen soles a partir d’aquí); i de les referències pròpies del client (qui demana amb els seus codis o amb EAN queda resolt des de la primera comanda en què s’ensenyen).

Una peça més de la família que automatitza amb IA

JobIAPed és el nou; JobIADoc és el que ja coneixes. Junts tanquen les dues entrades de paper que més temps s’emporten en una administració: les comandes de client i les factures de proveïdor. JobIADoc llegeix cada factura, comprova el N.I.F. a Hisenda, el quadrament i els duplicats, arxiva el PDF i, segons el que sigui, l’envia al seu lloc:

Si vols el detall d’aquesta part, ho expliquem a «Factures i albarans en pilot automàtic».

Com començar

Arrencar amb JobIAPed no és un projecte llarg. De part teva calen tres coses:

De la nostra: l’anàlisi de les teves comandes i les teves tarifes, la instal·lació —amb l’ERP de Jobers, al teu servidor o al nostre núvol—, el calibratge amb la teva mostra i un rodatge a l’ombra: continues treballant com sempre mentre comparem el que JobIAPed hauria enregistrat amb el que vas enregistrar tu. Quan els números quadren, se li dona el comandament.

JobIAPed no és un lector de correus. És la manera de treure d’administració de vendes la feina que no aporta res —tornar a escriure el que el client ja va escriure— perquè el temps vagi al que sí: atendre el client, resoldre la línia dubtosa, decidir el preu. La resta, que entri sola.