Voici JobIAPed : les commandes de vos clients s’enregistrent toutes seules

Nous présentons aujourd’hui JobIAPed, le nouveau produit de la famille Jobers. Il fait une seule chose, et il la fait de bout en bout : il prend les commandes que vos clients vous envoient par e-mail et les laisse enregistrées dans votre ERP, avec le client identifié, chaque ligne rapprochée de votre article, de votre prix et de votre unité, et le stock réservé. Une personne de l’administration des ventes ne regarde que les lignes douteuses. Le reste entre tout seul.

C’est la pièce qui manquait à côté de JobIADoc, qui fait la même chose avec les factures fournisseurs : celui-là a supprimé la saisie des factures ; celui-ci supprime la saisie des commandes.

Infographie : l’e-mail du client arrive, JobIAPed le lit et propose, et la commande s’enregistre dans l’ERP avec son numéro et son stock réservé

Le problème : saisir ce qui est déjà écrit

Chaque commande qui arrive par e-mail, quelqu’un l’ouvre, la lit, cherche le client, traduit « 12 boîtes du gris 15×15 pour le chantier de l’hôtel » en votre référence, la convertit en mètres carrés, vérifie le prix et la saisit. C’est un travail répétitif, il arrive par rafales — le lundi à la première heure, la veille d’un pont — et c’est précisément là que se glissent les erreurs de quantité ou de référence qui coûtent ensuite un retour, un transport de trop ou un appel désagréable.

Et la commande était déjà écrite. Le client l’a rédigée, envoyée et parfois même signée. Il ne manquait plus que quelqu’un la réécrive ailleurs.

Une commande manuscrite, en portugais, avec une ligne barrée ; à droite, les trois lignes valables reconnues par JobIAPed avec leur article, leur unité et leur prix — **Écrite à la main**, en portugais et avec une ligne barrée. JobIAPed lit les trois lignes qui comptent, exclut celle qui est barrée, signale qu’il manque le numéro de commande et laisse chaque ligne rapprochée de votre article, de votre unité et de votre prix.

Ce que fait JobIAPed, en trois étapes

1 · Elle arrive : le client écrit à l’adresse habituelle

Vos clients n’ont rien à changer. JobIAPed surveille cette boîte et sépare ce qui est une commande de ce qui ne l’est pas — demandes, réclamations, publicité, factures fournisseurs — en expliquant pourquoi. Ce qui est une commande est identifié par son expéditeur : l’e-mail de celui qui écrit est associé à son client de l’ERP la première fois, et dès lors le client ressort tout seul, à 99 %, sans regarder le document.

La boîte de commandes de JobIAPed : à gauche les e-mails reçus, au centre le PDF du client et à droite ce qui a été lu et identifié dans l’ERP — La boîte de réception. À gauche, les e-mails reçus (PDF, Word, Excel, texte…) de clients de la moitié de l’Europe. Au centre, la commande telle que le client l’a envoyée, avec son chantier de livraison. À droite, ce qui a été lu — références du client, quantités, chantier — et ce qu’a fait JobIAPed : le client de l’ERP à 99 % et chaque article avec son code, son prix et sa confiance.

2 · Il lit et propose : quel que soit le format, dans n’importe quelle langue

PDF, Excel, Word, photo prise au téléphone, scan de travers, note manuscrite ou texte du message lui-même. JobIAPed identifie chaque article dans votre catalogue — par la désignation, par les références propres du client ou par EAN —, convertit les boîtes, palettes ou paquets dans votre unité et valorise avec votre tarif et vos remises. Trois exemples tirés de nos démonstrations :

Une commande en photo prise au téléphone, en français, lue et identifiée par JobIAPed — **Photo au téléphone** (français) : trois lignes en cartons converties en m², toutes les trois à 100 %.

Un purchase order scanné en anglais, avec les références propres du client résolues en codes de l’ERP — **Purchase order scanné** (anglais) : les références propres du client, résolues en vos codes.

Un bon de commande en français et en arabe avec une remise en bas de page, lu par JobIAPed — **Bon de commande** français-arabe avec « remise 5 % » en bas de page : les lignes à 100 % et la remise reportée sur la commande.

Vérifier, ce n’est pas relire la commande : c’est une liste où chaque ligne porte une couleur. Vert, reconnue ; orange, à vérifier ; rouge, non identifiée. Le vert, il n’y a pas à y toucher.

Vérification des commandes dans JobIAPed : trois lignes reconnues en vert et une quatrième en orange, en attente de confirmation — Une commande en anglais écrite dans le corps de l’e-mail, avec des quantités en boîtes et en m². Trois lignes à 98 % et une quatrième, « Cendra Perla » sans format, à 66 % : elle reste en orange pour que quelqu’un la confirme.

Avec la commande sous les yeux, on voit l’original du client à côté de ce que JobIAPed a compris : ce qu’il a demandé, quel article a été reconnu, comment il l’a déduit, et la quantité et le prix qui seront enregistrés. Si une ligne ne convainc pas, on change l’article en cherchant par désignation, code, référence ou EAN. Chaque correction est apprise et n’est plus redemandée.

L’assistant de vérification ligne par ligne de JobIAPed, avec l’e-mail d’origine à gauche — **Ligne par ligne**, avec l’original à gauche : ce que le client a demandé, ce que JobIAPed a reconnu, comment il l’a déduit, et la quantité et le prix qui seront enregistrés.

3 · Elle s’enregistre dans l’ERP, avec son numéro et son stock réservé

Avant d’enregistrer, la commande s’affiche telle que l’ERP la verra : en-tête avec les conditions, le tarif, l’agent, le transporteur et les remises de la fiche client ; lignes avec format, palettes, boîtes, quantité, prix et montant ; situation de stock ou à livrer ; totaux en pied. On peut modifier un prix ou une remise et voir l’avant et l’après.

Aperçu de la commande dans JobIAPed : le même écran que la saisie des commandes de l’ERP, avec en-tête, lignes et totaux — Aperçu de la commande d’un client britannique (tarif export, TVA 0 %) : 4 lignes, 125,8 m², 132 boîtes, 1 palette. Les lignes marquées « pico » ne complètent pas une palette ; la situation indique ce qui part du stock et ce qui est enregistré à fabriquer faute de disponible.

Un clic l’enregistre dans l’ERP Jobers, qui attribue le numéro de commande : il n’y a ni fichier intermédiaire ni seconde saisie. Le stock est réservé — ou la ligne laissée à livrer, s’il n’y en a pas —, l’original est archivé et le commercial et le client sont prévenus.

Commandes générées : la liste des commandes enregistrées dans l’ERP depuis JobIAPed, avec numéro, client et montant — **Commandes générées.** Chaque commande enregistrée depuis JobIAPed, avec son numéro ERP, le numéro du client, le montant et si elle est livrée ou en attente.

Reste à livrer de l’ERP : la commande qui vient d’être enregistrée avec la marque JobIAPed et ses lignes converties en m² — **Déjà dans l’ERP.** Reste à livrer, par client : la commande qui vient d’être enregistrée porte la marque « JobIAPed » et ses lignes — 3 palettes, 24 boîtes et 20 m² — converties en 180, 12 et 20 m².

Ce que mesurent nos démonstrations

99 %

des lignes résolues sans que personne n’y touche (271 sur 274)

langues, de l’espagnol à l’arabe

formats : PDF, Excel, Word, photo, scan, note manuscrite ou texte de l’e-mail

1 clic

de la commande vérifiée à la commande enregistrée dans l’ERP

Ce sont les chiffres des tableaux de bord de nos installations de démonstration, montées sur le catalogue d’un distributeur de carrelage fictif : les clients, les commandes et les prix que vous voyez sur les écrans sont inventés. Avec votre catalogue, les unités seront des paquets, des rouleaux, des palettes ou des unités ; le fonctionnement est le même.

Tableau de bord des commandes de JobIAPed : identification automatique, commandes traitées, lignes normalisées, en attente de visa, qualité de la reconnaissance et ce qui a été appris — Le tableau de bord de chaque jour : pourcentage de lignes résolues sans intervention, commandes et clients traités, confiance moyenne et combien restent à viser. En dessous, comment chaque ligne a été reconnue, celles qui portent un prix différent de votre tarif et la mémoire du module : 348 équivalences client → article apprises.

Ce qu’il ne fait jamais

Il n’invente pas. Il demande. C’est la règle qui le tient :

Si une désignation admet deux candidats (le 40 ou le 50, avec ou sans parement), il ne choisit pas : il marque la ligne à vérifier et montre les deux.
Si l’article n’existe pas dans votre catalogue, il le dit en rouge. Il ne le remplace pas par « le plus ressemblant ».
Si le client envoie un prix différent de son tarif, c’est votre prix qui part dans l’ERP et l’écart est signalé pour que quelqu’un le regarde (c’est souvent une remise convenue).
Si les unités ne peuvent pas être converties — des paquets sans donnée d’emballage —, la ligne reste à vérifier au lieu d’être mal calculée.
Les e-mails qui ressemblent à une commande sans en être une — une demande de devis avec des quantités, l’offre d’un fournisseur — sont écartés et la raison est expliquée.

Une commande avec une ligne en rouge, non identifiée, que JobIAPed n’enregistre pas tant qu’une personne ne l’a pas résolue — **Sans signal fiable, il ne devine pas.** La troisième ligne n’existe pas dans le catalogue : elle reste en rouge et la commande ne s’enregistre pas tant qu’une personne ne l’a pas résolue. La deuxième, avec deux formats possibles, attend en orange.

Et il apprend de chaque correction. De trois choses, précisément : de l’expéditeur (l’e-mail de celui qui écrit est associé à son client de l’ERP) ; de chaque correction (si quelqu’un associe « gris allongé 6,4×22,3 » à votre référence, c’est enregistré comme équivalence pour ce client et les lignes sœurs se résolvent toutes seules à partir de là) ; et des références propres du client (celui qui commande avec ses codes ou avec des EAN est résolu dès la première commande où on les lui apprend).

Une pièce de plus de la famille qui automatise avec l’IA

JobIAPed est le nouveau ; JobIADoc est celui que vous connaissez déjà. Ensemble, ils ferment les deux entrées de papier qui prennent le plus de temps dans un service administratif : les commandes clients et les factures fournisseurs. JobIADoc lit chaque facture, vérifie le numéro fiscal auprès de l’administration, les totaux et les doublons, archive le PDF et, selon ce qu’elle est, l’envoie là où elle doit aller :

JobIADoc : la facture d’un fournisseur d’énergie à gauche et, à droite, tout ce qui a été lu : en-tête, émetteur, destinataire et numéros fiscaux — **Facture de services → écriture dans JobFinan.** Une facture d’énergie, lue et vérifiée ; le responsable l’approuve depuis sa corbeille — aussi depuis son téléphone — et l’écriture se fait toute seule.

JobIADoc : les lignes de la facture, la ventilation de TVA et le total, qui correspondent au document — **Tout correspond au document.** Les lignes avec quantité, prix et montant, la base par taux de TVA avec sa taxe et le total.

ERP Jobers : la facture d’un fournisseur de matériaux rapprochée ligne par ligne de ses bons de livraison en attente, avec un écart de prix signalé — **Facture de matériaux → rapprochée de ses bons de livraison.** L’ERP propose les lignes des bons de livraison en attente qui correspondent au centime près à la facture et signale, en rouge, un prix différent de celui du bon.

Facture d’achat traitée : deux bons de livraison facturés et un prix corrigé, prête à être comptabilisée dans JobFinan — **Traitée.** Facture d’achat créée, deux bons de livraison facturés, un prix corrigé. Personne ne ressaisit la facture nulle part.

Si vous voulez le détail de cette partie, nous le racontons dans « Factures et bons de livraison en pilote automatique ».

Comment démarrer

Démarrer avec JobIAPed n’est pas un long projet. De votre côté, il faut trois choses :

Une boîte e-mail

Pour les commandes, ou un accès en lecture à celle que vous utilisez déjà. Vos clients continuent d’écrire à l’adresse habituelle.

Un échantillon réel

30 à 50 commandes récentes avec leurs e-mails, pour calibrer la reconnaissance avec votre catalogue, vos unités et vos tarifs.

Une personne de référence

À l’administration des ventes, qui vérifie les premières semaines et apprend au module ce qu’il faut.

Du nôtre : l’analyse de vos commandes et de vos tarifs, l’installation — avec l’ERP Jobers, sur votre serveur ou dans notre cloud —, le calibrage avec votre échantillon et un rodage en parallèle : vous continuez de travailler comme toujours pendant que nous comparons ce que JobIAPed aurait enregistré avec ce que vous avez enregistré. Quand les chiffres concordent, on lui donne la main.

On le regarde avec vos commandes ?

Une session en ligne de 45 minutes avec nos installations de démonstration. Si vous nous envoyez avant deux ou trois commandes réelles de vos clients, nous les passons en direct. Il n’y a rien à installer.

Télécharger la brochure (PDF, en espagnol) Demander une démonstration

JobIAPed n’est pas un lecteur d’e-mails. C’est la façon de retirer à l’administration des ventes le travail qui n’apporte rien — réécrire ce que le client a déjà écrit — pour que le temps aille à ce qui compte : s’occuper du client, résoudre la ligne douteuse, décider du prix. Le reste doit entrer tout seul.